Divisão Administrativa e Financeira

São competências da Divisão Administrativa e Financeira, no âmbito das seguintes áreas, designadamente:

2.1 — Administrativa e Expediente:

2.1.1 — Assegurar o atendimento permanente e personalizado do Munícipe e outras entidades que se relacionem com o Município em todas as áreas de actuação específica municipal;

2.1.2 — Promover a recolha, registo informático e encaminhamento dos processos de reclamação e sugestão para os serviços competentes;

2.1.3 — Gerir, em backoffice, a gestão processual associada aos procedimentos de informação, comunicação, licenciamento ou autorização municipal, serviços prestados e bens vendidos, nas áreas de actuação da unidade orgânica flexível:

2.1.4 — Gerir e manter actualizado o directório de entidades;

2.1.5 — Preparar e acompanhar a tramitação necessária aos actos eleitorais;

2.1.6 — Arquivo Físico:

i) Definir as regras de arquivo físico dos documentos do Município;

ii) Gerir o arquivo geral de forma integrada e em conformidade com as leis e normas em vigor, assegurando o acesso à documentação em condições de segurança e rapidez;

iii) Zelar pela conservação dos documentos arquivados, propondo medidas de acção que garantam a sua preservação;

iv) Assegurar a recepção, registo, encaminhamento e arquivo dos documentos do Município, em conformidade com a política estabelecida para o funcionamento do sistema de gestão documental.

2.1.7 — Promover, a cobrança de taxas e licenças e outras receitas, de acordo com a legislação em vigor;

2.1.8 — Elaborar ou participar na elaboração de regulamentos, posturas e demais disposições da competência do Município, bem como proceder à respectiva alteração ou revisão;

2.1.9 — Assegurar a gestão operacional dos cemitérios municipais;

2.1.10 — Assegurar a gestão operacional dos mercados e feiras municipais;

2.1.11 — Assegurar o funcionamento de alojamento e tratamento animal, sem prejuízo das competências específicas do veterinário municipal;

2.2 — Gestão de recursos humanos:

2.2.1 — Assegurar a gestão administrativa de assuntos relativos aos recursos humanos, nomeadamente, o processamento dos vencimentos e outras remunerações do pessoal, o controlo de assiduidade, a definição e aprovação de férias, faltas e licenças e a actualização constante do cadastro do pessoal;

2.2.2 — Realizar todas as acções necessárias ao recrutamento e selecção de pessoal;

2.2.3 — Elaborar, rever, monitorizar e avaliar o plano de formação para os funcionários da Autarquia;

2.2.4 — Gerir todo o processo relacionado com o sistema de avaliação

de desempenho;

2.2.5 — Definir, rever e auditar o cumprimento das regras internas de higiene e segurança no trabalho;

2.2.6 — Coordenar as acções da área de medicina do trabalho;

2.2.7 — Colaborar com a gestão de seguros, no sentido de manter

actualizados e em dia os seguros pessoais dos funcionários da Autarquia.

2.3 — Contabilidade:

2.3.1 — No âmbito do planeamento financeiro, coordenar as acções necessárias à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais;

2.3.2 — Assegurar o registo contabilístico de todas as operações com relevância financeira observando os princípios geralmente aceites e princípios fiscais constantes de toda a legislação e o conjunto de normas disciplinadoras da contabilidade pública e finanças locais;

2.3.3 — Organizar, cumprir e verificar o cumprimento do sistema de controlo interno instituído para o Município;

2.3.4 — Demonstrar, com base nos registos realizados e expor periodicamente por meio de relatórios, mapas e outros de demonstrativos, a situação económica, patrimonial e financeira do Município;

2.3.5 — Analisar os indicadores demonstrativos periodicamente e propor as medidas correctivas necessárias à reposição dos imperativos legais em matéria de equilíbrio das contas;

2.3.6 — Garantir o reporte a entidades externas nos termos definidos por lei ou outras normas tutelares;

2.3.7 — Ainda no âmbito do reporte financeiro, coordenar e executar as acções necessárias à elaboração dos documentos de prestação de contas.

2.4 — Gestão de disponibilidades:

2.4.1 — Assegurar a gestão de disponibilidades de tesouraria e a segurança dos valores à sua guarda;

2.4.2 — Proceder aos registos de movimentação de disponibilidades de acordo com as normas aplicáveis;

2.4.3 — Acompanhar a execução dos fluxos monetários, elaborando e mantendo actualizado um planeamento de tesouraria, incluindo a previsão dos pagamentos a serem realizados, as quantias a serem recebidas de terceiros, e alertando para eventuais desequilíbrios;

2.4.4 — Efectuar o controlo dos montantes arrecadados por entidades diversas do tesoureiro, nomeadamente agentes externos de cobrança ou outros postos de arrecadação de receita autorizados pelo Município;

2.4.5 — Efectuar o reporte dos montantes e fluxos monetários de acordo com as normas, procedimentos e documentos instituídos por lei;

2.4.6 — Propor a aplicação financeira de recursos monetários disponíveis.

2.5 — Património:

2.5.1 — Proceder ao inventário e cadastro do património móvel, imóvel e incorpóreo do Município, cumprindo as normas aplicáveis à administração local;

2.5.2 — Assegurar a gestão dinâmica do imobilizado móvel do município, implementando um sistema de responsabilização, controlo e reporte das operações subjacentes às alterações patrimoniais ou da afectação e localização, procedendo à actualização do inventário municipal

em conformidade com as mesmas;

2.5.3 — Realizar e coordenar os procedimentos de controlo periódico instituídos no âmbito do sistema de controlo interno;

2.5.4 — Proceder às validações e conferências necessárias para conciliação contabilística e patrimonial e efectivação do cálculo das amortizações de acordo com as normas aplicáveis.

2.6 — Contratação Pública:

2.6.1 — Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação que potencie a capacidade negocial do Município, a eficiência e racionalidade da contratação e da integração das necessidades de bens, de serviços e de plataformas tecnológicas para o efeito;

2.6.2 — Assegurar a tramitação de todos os processos de contratação de contratação de bens e serviços, concessão de serviços públicos, locação ou aquisição de bens móveis, através dos procedimentos adequados para o efeito, de acordo com as regras legais aplicáveis e respeitando os melhores critérios de gestão económica, financeira e de qualidade;

2.6.3 — Elaborar, em colaboração com os diferentes serviços, o plano anual de aquisições, em consonância com as actividades concebidas nas Grandes Opções do Plano e Orçamento do Município;

2.6.4 — Estabelecer medidas de actuação tendentes ao correcto enquadramento do serviço com o Armazém e o sector responsável pela gestão da frota municipal.

2.6.5 — Proceder à validação para processamento das facturas, no que respeita ao enquadramento em sede procedimentos contratados;

2.6.6 — Arquivo intermédio dos processos e documentos originais referentes a processos de contratação pública, sem prejuízo das competências em matéria de arquivo intermédio e definitivo dos outros serviços.

2.6.7 — Garantir o reporte a entidades externas nos termos definidos por lei ou outras normas tutelares;

2.7 — Gestão de stocks:

2.7.1 — Promover a organização, registo e actualização permanente do inventário de existências em armazém com um efectivo controlo contínuo de todas as suas entradas e saídas;

2.7.2 — Proceder ao armazenamento e zelar pelo bom acondicionamento e conservação dos bens em stock;

2.7.3 — Propor a constituição e reaprovisionamento racional de stocks, em consonância com critérios definidos em articulação com os serviços utilizadores, em coordenação com o sector de Contratação Pública;

2.7.4 — Realizar e colaborar nos procedimentos periódicos de controlo que lhe forem cometidos pelo sistema de controlo interno.

2.7.5 — Proceder ao registo das regularizações necessárias, bem como do movimento de fecho dos meses para cálculo das existências mensais.

2.8 — Gestão de seguros:

2.8.1 — Assegurar a gestão da carteira de seguros do Município, procurando a economia nos custos e a correcta cobertura dos riscos que a que o Município legalmente seja obrigado, propondo outras coberturas que se afigurem pertinentes.

2.9 — Assegurar os serviços de elaboração de contratos da Câmara Municipal.

2.10 — Promover, a cobrança de taxas e licenças e outras receitas, de acordo com a legislação em vigor.

2.11 — Elaborar ou participar na elaboração de regulamentos, posturas e demais disposições da competência do Município, bem como proceder à respectiva alteração ou revisão;

2.12— Intervir, quando solicitado, em quaisquer processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações.